企业知识管理实施遇难题？文档一体化建设是关键

电子文件管理已然成为企业运营之中的关键所在，然而许多公司依旧采用传统方式来予以处理，从而造成了效率低下以及知识流失这一状况。

文档管理的发展历程

曾几何时，文件管理起始之际是依靠手工去开展操作的，其效率低下并且容易出现差错。到了二十世纪后期的时候，计算机被引入进来，这使得文件以及档案能够分开来进行电子化的处理，然而这两者的系统却是相互独立的，数据难以实现互通。

因网络技术普及，致使电子文件数量急剧增多，进而管理来到新的阶段。单单存储已然不足够，得要针对文件从生成直至归档的整个过程实施系统性控制，这便推动了一体化管理理念的产生。

当前面临的主要挑战

有不少企业管理者，对文档管理的重要意义认识不够充分，把它当作行政方面的繁杂事务。这样的漠视致使资源投入的数量有限，与之相关的系统建设进展缓慢，直接对业务信息的流转以及得到利用产生了影响。

企业内部，通常多个孤立系统存在，像办公软件与档案数据库，是互不连接的状态。员工要重复进行上传、下载操作，同一份文档，于不同部门出现好些个版本，致使大量重复性劳动发生，让信息变得混乱 。

文档一体化的核心内涵

文件生命周期需全程 manage，文档一体化可不是简单地将两个部门合并，而是要统一制定生成那些标准，管理流程，利用权限，还有操作规范，确保各个环节都能无缝衔接起来。这其中涵盖一系列的操作，包含诸般事项在内哩。

它着重指出，要于文件刚开始创建之际，便将档案管理的要求融入进去。比如说，有一份合同，在进行审批这个环节的时候，就会自动被赋予分类号码以及保存的期限，以此来防止在后续进行整理之时还要再次开展加工工作，最终从起始的源头方面提升相关的效率。

传统模式带来的具体问题

在文档分离的情形之下，业务方面的部门所生成的电子文件，其格式呈现出杂乱无章的状况，设计部门运用CAD软件，财务部门采用专业软件，这些文件零散地分布于个人电脑当中，文件的归档全然依靠员工自身的自觉性，极其容易出现遗失的情况。

正是此番分散管理，致使企业知识未能沉淀，项目一结算的当口，相关经验跟资料便渐趋零散，新人要想获取前人成果，实在是难如登天，于是乎公司每回开展类似业务，差不多都得从头起步，白白耗费大量智力成本。

现代化管理系统的关键功能

那种具备专业性的文档管理平台，能够与企业范围内的各类业务系统实现对接，不管是经由财务软件所生成的报表，亦或是借助设计工具而输出的图纸，均可自动被归集到同一个平台，以此进行存储以及编目，进而形成企业知识库 。

存在这样一类具备在线携手合作编辑功能、权限精细把控功能以及全流程操作日志记录功能的系统。其特点在于，员工无需安装多个专业软件，便可达成在线处理文件的目的。并且，管理者能够精准设定谁拥有查看特定文档、编辑特定文档以及分享特定文档的权限。而且，所有的操作活动均可被追溯哟。

构建有效企业知识库

建造知识库得要有系统的规划才行，首先，要针对现有的那些分散开来的知识资源，像是项目方案，制度文件，技术报告之类的这些，来做一个全面的清点盘查，接着，要依照业务、部门、项目等好多不同的维度去进行分类以及标准化的整理。

需构建动态的知识维护以及评估机制，定期剖析知识资产的被查阅频率，还有更新状况，以及它对业务决策的支持作用，促使知识库持续优化且有效利用，让其切实成为企业的核心资产。

就您的企业来讲，是从哪一个确切的业务环节着手推进文档一体化，才能够最为迅速地看到成效，进而说服管理层持续投入呢？欢迎分享您的见解。